Los standups diarios son una forma mala de comunicar el estatus entre el equipo. Su objetivo es celebrar los logros, alinearse y hablar de lo que cada uno está llevando a cabo, sin embargo en la práctica se convierte en una tarea monótona que rara vez alcanza sus objetivos.
Durante años mi equipo se reunía cada mañana a las 10:30 am, por aproximadamente 10 a 15 minutos, virtual o en persona. En ese tiempo cada miembro del equipo daba un breve estatus de lo que había realizado el día anterior, lo que iba a hacer ese día y cualquier blocker que había encontrado mientras, literalmente, estaban de pie. A medida que la rutina se estandarizó y el equipo creció, las desventajas se hicieron más claras.
Es difícil ser conciso
En la mayoría de los standups, varios de los integrantes del equipo luchaban con la presión de pensar rápidamente sobre lo que hicieron el día anterior y, a la vez, identificar si tuvieron algún blocker. Muchos mencionan items irrelevantes o explican a detalle el trabajo realizado, aparentemente tratando de justificar el tiempo que invirtieron arreglando un bug o investigando cómo hacer una tarea – yo incluido.
Desafortunadamente, es una limitante psicológica decir: “No tengo nada relevante que compartir”, o brevemente declarar: “Estoy trabajando en X y lo terminaré hoy”, luego de que otro miembro del equipo habló a profundidad sobre lo que está desarrollando.
El estatus en realidad no es comunicado
La mayoría de los miembros del equipo se estresan por el estatus y no prestan atención a lo que los demás están compartiendo. Algunas veces, luego del standup confirmaba en un one-on-one qué había sido retenido y, desafortunadamente, recordaban vagamente el estatus de uno o dos compañeros. También notaba que se les olvidaban los blockers que supuestamente debían desbloquear. Esto puede estar bien para un líder “flojo” que solo busca un update de su equipo, pero no te engañes a ti mismo al pensar que todos están alineados y escuchando atentamente.
El ritmo se frena
Me encanta comenzar mi día concentrado en completar tareas importantes, por lo que tener que detenerme cada mañana para atender una reunión corta, obstaculiza mi proceso. Obligar a todo el mundo a dejar lo que estaban haciendo por una reunión de estatus diaria es una estupenda forma de arruinar sus mañanas y su productividad.
Demoran la comunicación
El mejor momento de comunicar nuevos blockers o cambios en el estatus es cuánto antes, no en el siguiente standup. Tu equipo seguramente está usando algún tipo de software para llevar el seguimiento de las tareas en tiempo real, así que úsalo para lo que está hecho. Como bonus podrás tener también un historial al cual acudir y, para blockers urgentes solo ponte en contacto con la o las personas que te pueden ayudar a seguir adelante en seguida – no esperes.
Son costosas
Un equipo de 5 personas que destinan 10 minutos todos los días en standups resulta en 50 minutos invertidos diariamente o 250 minutos (4+horas) a la semana. Eso es mucho tiempo en un año. ¿Realmente lo vale?
Para todo lo demás, check-in
Sigue siendo muy útil compartir un resumen de los eventos importantes que ocurrieron, nuevas tareas, gotchas, e incluso de anécdotas chistosas, pero lo puedes hacer sin tener reuniones diarias. Por ejemplo, hace un año reemplacé los standups con un check-in de Basecamp y hemos sido muy felices desde entonces.
Configuramos una notificación de check-in en Basecamp todos los días a las 5:30 p.m. para recordarle al equipo el envío del estatus antes de las 11:00 a.m. del siguiente día. Los check-ins cumplen con los objetivos de los standups sin las desventajas mencionadas anteriormente y con algunos beneficios que no estábamos esperando.
- Son mucho más rápidos de leer y puedes dejar de lado ítems que no son relevantes para lo que estás trabajando.
- Son accesibles para todos los equipos, lo que ha mejorado la comunicación entre las áreas. Por ejemplo, alguien de Customer Success puede darle un hi-5 con un boost a un desarrollador que arregló un bug que estaban esperando.
- Me da una idea de cómo fue el día y en lo que todos van a trabajar en poco minutos, eso me encanta.
- Además, todo queda almacenado, entonces si te vas de vacaciones puedes ponerte al día fácilmente.
Era agradable ver al equipo todos los días y con los check-ins de vez en cuando a algunos se les olvida, pero en términos generales comenzar a usar check-ins ha sido un gran progreso. Sin embargo, sigo considerando usar los standups para proyectos cortos que no tienen procesos definidos pero sí fechas de entrega estrictas como planear un evento. En estos casos, vale la pena lidiar con las desventajas en el corto plazo por el beneficio que se tiene en la comunicación, pero para todo lo demás están los check-ins.